5 ting du bør vide, før du lejer fadølsanlæg til firmafesten

Annonce – sponsoreret indhold.

Et fadølsanlæg til firmafest kan bookes på få minutter, men en vellykket aften afhænger af, hvad du har afklaret før bookingen. Det gælder antal gæster, mængden af øl, plads og strøm, levering på selve dagen og budgettet. Her er en tjekliste med de fem ting, du skal tage stilling til, før du lejer anlæg til sommerfest, julefrokost eller kundearrangement.

Fadølsanlæg til firmafest: Derfor er køling den vigtigste detalje

Mange vælger kasseøl, fordi det er enkelt. Men kasseøl kræver køleplads, og den findes sjældent i et lejet lokale, på en p-plads eller i en have, hvor festen holdes. Resultatet er ofte øl i spande med isterninger, og temperaturen ændrer sig hele aftenen.

Et fadølsanlæg med køling løser det problem. Øllet holder en stabil temperatur og samme kvalitet fra første til sidste glas, uanset om arrangementet er udendørs eller i et lokale uden køkkenfaciliteter. Det betyder noget for smagen. Når øl bliver for varm, bliver den flad og tung, og kulsyren slipper hurtigere, så skænkningen giver mere skum. Er øllet derimod jævnt kold, smager gæsten det samme glas klokken 15 som klokken 22.

For en virksomhed er det også et spørgsmål om indtryk. Kunder og medarbejdere husker ikke, at øllen var billig, men de husker, hvis den var lun.

Tjekliste: 5 ting du skal afklare, før du booker

1. Gæstetal og øl pr. gæst. Start med antal deltagere, og træk dem fra, som ikke drikker øl. Gang resten med, hvor mange øl du forventer pr. person. Et regneeksempel: 40 øldrikkere, der hver drikker tre øl på 33 cl, svarer til cirka 40 liter. En fustage på 20 liter giver omtrent 60 glas à 33 cl, og 40 liter giver omkring 120. Dit eget tal afhænger af arrangementets længde, tidspunkt og målgruppe. En eftermiddagsreception adskiller sig fra en julefrokost, der varer til sent. Beregn hellere lidt for meget end for lidt, og spørg udlejer, om du kan bestille ekstra fustager til samme arrangement. Hos Billeskov kan der købes flere fustager til anlægget.
2. Hvilken øl og hvor mange haner. Skal alle have den samme øl, eller vil du tilbyde både en let pilsner og en mørkere øl? Med to haner kan du have to varianter på samme anlæg. Spørg også, hvilken kobling (S eller A) fustagerne bruger, så anlæg og fustage passer sammen. Husk alkoholfrie alternativer til dem, der ikke drikker alkohol eller skal køre hjem.
3. Plads, underlag og strøm. Et bordanlæg skal stå på et bord eller en bar. Bordet skal være stabilt og have plads til både anlæg og glas. En fuld fustage vejer mere end de 20 eller 40 liter øl, den indeholder, så tænk også på, hvor den kan stå, og hvem der kan løfte den. Tjek, at der er en stikkontakt i nærheden, og at forlængerledningen ikke ligger, hvor gæsterne går. Ved udendørs events bør anlægget stå i skygge og under tag, hvis vejret er usikkert.
4. Levering, opsætning og afhentning. Aftal præcist, hvornår anlægget leveres, og hvem der tager imod det. Hvis arrangementet ligger på en arbejdsdag, skal en kollega have adgang til lokalet og vide, hvor anlægget skal stå. Spørg, om opsætning er med, eller om I selv skal tilslutte det. Billeskovs bordanlæg er ifølge beskrivelsen klar til brug inden for omkring 10 minutter. Aftal også tidspunkt for afhentning. Skal anlægget hentes samme aften, dagen efter eller først efter en weekend? Billeskov holder til ved Give og leverer mod merpris i nærområdet, blandt andet Vejle, Billund, Herning, Grindsted og Brande. Ligger jeres lokation uden for et sådant område, bør I spørge om leveringsmuligheder, før I booker.
5. Budget, ansvar og pakkeløsning. Lav et samlet budget for leje, øl, glas, levering og eventuelt tilbehør. Beslut også, hvem i virksomheden der har ansvaret for anlægget under festen, og hvem der skænker. Har I en alkoholpolitik, skal den gælde her. Spørg jeres revisor, hvordan udgiften skal bogføres, og læs Skattestyrelsens vejledning om fradrag og personalegoder, hvis I er i tvivl.

Pakkeløsning eller enkeltdele: Sådan ser regnestykket ud

Pakkeløsninger kan betale sig, når du alligevel skal bruge både anlæg og øl, og det skal du som regel til en firmafest. Hos Billeskov koster et bordanlæg med 20 liter Royal Pilsner 599 kr. som pakke mod 980 kr. til normalpris, altså en besparelse på 381 kr. Et bordanlæg med 40 liter Royal Classic koster 1.299 kr. som pakke mod 1.760 kr. til normalpris, en besparelse på 461 kr.

Enkeltdele giver mening, hvis du vil have en bestemt kombination. Det kan for eksempel være en bestemt øl på to haner eller et anlæg med en anden kobling. Et bordanlæg med én hane koster 300 kr. og med to haner 350 kr. Bemærk, at anlægget kun udlejes sammen med køb af fadøl, så du kan ikke leje det alene.

Sammenlign derfor altid samlet pris for hele løsningen, ikke kun lejeprisen. Tjek, hvad der er med i pakken, og hvad der skal lægges oveni. Det kan være ekstra fustager, glas, levering og tilbehør.

Sådan bruger du tjeklisten i praksis

Sæt tjeklisten ind i jeres eventplan, og giv hvert punkt en ansvarlig. Typisk fordeler det sig sådan:

• Eventansvarlig: gæstetal, øl-mængde og budget
• Lokaleansvarlig eller kontorchef: plads, strøm og adgang for leverandør
• Kontaktperson på dagen: modtager levering og er tilgængelig ved afhentning

Bliver fadøl kun én del af et større arrangement med musik, mad og andre leverandører, kan det hjælpe at se på den komplette guide til at booke underholdning og leverandører. Her kan du sammenligne tidsplaner og aftaler, så leverancerne ikke kolliderer.

Book i god tid, især til julefrokoster og sommerfester, hvor mange virksomheder vil have det samme weekender. Ring til udlejer, hvis du er i tvivl om anlægstype eller mængde, i stedet for at gætte.

Typiske fejl, der giver overraskelser i sidste øjeblik

• For lidt øl: Beregningen glemmer, at gæsterne drikker mere, når øllen er kold og friskt tappet.
• Ingen modtager på dagen: Leveringen sker i arbejdstiden, men ingen ved, hvor anlægget skal stå.
• Forkert placering: Anlægget står for langt fra strømmen, eller bordet er for ustabilt.
• Uklar afhentning: Ingen har aftalt, hvornår anlægget skal hentes, og hvem der rydder op.
• Kun pris på leje: Man glemmer, at fustager, glas og levering også koster, og at anlægget kun udlejes sammen med fadøl.
• Ingen alkoholfri alternativer: Det er både en service og en del af virksomhedens ansvar som arrangør.

Afklar de fem punkter, før du booker, så bliver fadølsanlægget en nem del af festen i stedet for en kilde til hektiske opkald aftenen før.