Hvad koster en telefonomstilling for en lille virksomhed?

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvad koster telefonomstilling for en lille virksomhed? Der findes ikke én fast pris, for prisen afhænger af, hvor mange medarbejdere der skal kunne tage telefonen, og hvor avancerede regler opkaldene skal følge. Det er typisk en månedlig udgift, der vokser med virksomhedens størrelse. Det er sjældent selve abonnementet, der er den store post i regnskabet. Det dyre er de kunder, der ringer, ikke kommer igennem og i stedet ringer til en konkurrent. Så længe du er alene, tager du bare telefonen. Når I bliver to, tre eller fem, opstår spørgsmålene: Hvem tager den, når du sidder i møde? Hvad sker der efter kl. 16? Og hvem ringer kunden tilbage?

Sådan er priserne bygget op: hvad koster telefonomstilling typisk at have

En telefonomstilling tager imod opkald til virksomhedens hovednummer og fordeler dem efter dine regler. Det kan være en simpel viderestilling til to mobiler, eller en kø med åbningstider, velkomstbesked og statistik. Spændet i funktioner er grunden til, at du sjældent finder et konkret tal på udbydernes hjemmesider.

Omstilling sælges typisk på to måder:

• En månedlig licens pr. bruger, hvor du betaler for hver medarbejder, der skal kunne modtage og fordele opkald.
• En fast pris pr. nummer, hvor hovednummeret med dets regler er den enhed, du betaler for.

Dertil kommer ofte særskilte poster som selve telefonnummeret, ekstra køfunktioner og eventuelle oprettelsesgebyrer. Priserne varierer mellem udbydere og ændrer sig løbende, så et tal fra en artikel eller en forum-tråd er gammelt, før du får brugt det. Det ærlige svar er derfor en tilbudsrunde med din egen virksomhed som udgangspunkt.

Hvilke faktorer afgør prisen på omstillingen?

Fire forhold flytter prisen mest. Hvis du kender dem på forhånd, kan du give udbyderne et præcist grundlag for et tilbud.

Antal medarbejdere, der skal besvare opkald

Ved en licens pr. bruger er det den mest direkte prisdriver. Tæl kun dem, der reelt skal modtage opkald fra hovednummeret. Medarbejdere, der kun ringer ud, behøver ikke altid samme type licens som dem, der sidder i en ringegruppe.

Behov for kø og ringegrupper

Skal telefonen ringe hos flere samtidig, eller i rækkefølge? Skal kunden vente i kø med en besked, og skal vedkommende høre sin plads i køen? Skal opkald fordeles efter kompetencer, fx salg og support? Jo mere fordelingen styres af regler, jo mere ligner det et cloudbaseret system frem for en enkel mobilløsning, og det afspejler sig i prisen.

Åbningstider og lukkedage

Enkle åbningstider er normalt ikke dyre. Det afgørende er, om I selv kan ændre dem, fx ved en lukkedag eller sygdom, eller om det skal gå gennem support. Det kan betyde mere for hverdagen end en lille forskel i månedsprisen.

Eksisterende udstyr og numre

Har I allerede mobilabonnementer, et hovednummer og telefoner, I vil beholde, falder omkostningen til nyt udstyr. Skal nummeret flyttes fra en anden udbyder, så spørg, hvordan flytningen foregår, og om den koster noget.

Hvad koster det at lade telefonen ringe forgæves?

Mange regner kun på abonnementet og glemmer den anden side af regnestykket. Når en potentiel kunde ringer og møder en optaget linje, en telefonsvarer uden opfølgning eller en medarbejder, der ikke kan hjælpe, ender opkaldet ofte hos en anden virksomhed. Du ser aldrig tabet i regnskabet. Det er en ordre, der aldrig blev skrevet.

Du kan lave en simpel beregning uden at opfinde tal: Hvad er en gennemsnitlig ny kunde værd for jer? Hvor mange nye henvendelser kommer typisk over telefonen? Hvis blot en lille del af dem går tabt, kan du sammenligne med den månedlige pris på omstillingen. Ofte er det prisen på ét enkelt mistet job, der afgør, om investeringen er rimelig.

Fejlen er sjældent teknisk. Ifølge udbyderens egne erfaringer, som de er beskrevet på kundens side, skyldes de fleste dårlige omstillingsoplevelser, at ingen har taget stilling til, hvad der sker, når ingen svarer, eller når der ringes uden for åbningstid.

Hvad får du for pengene?

En velopsat omstilling giver dig i praksis fire ting:

• Færre tabte opkald, fordi opkaldet går videre til næste person eller ind i en kø i stedet for at ende i ingenting.
• Et mere professionelt førstehåndsindtryk med velkomstbesked, valgmenu og en klar besked om åbningstider.
• Ro i hverdagen, fordi medarbejdere kan melde sig optaget, så opkald går videre med det samme, og du ikke selv skal være omstilling.
• Overblik, hvis løsningen har statistik på besvarede og tabte opkald pr. medarbejder, som viser, hvor det går galt.

Det sidste punkt overses ofte. Uden tal gætter du på, om kunderne får fat i jer. Med statistik kan du se, om det er klokken 12 eller fredag eftermiddag, hvor opkaldene ryger.

Sådan undgår du at betale for funktioner, du ikke bruger

Brochurerne ligner hinanden, og det er fristende at vælge den pakke, der har flest funktioner. Start i stedet med din egen hverdag.

Er I to-tre personer, kan en mobilbaseret omstilling være rigeligt og hurtig at sætte op. Er I flere, eller skal opkald fordeles efter funktion, giver et cloudbaseret system mere kontrol og bedre overblik. Det betyder ikke, at større er bedre. En virksomhed på tre personer med ét hovednummer har sjældent brug for avanceret kø og kompetencestyring.

Stil dig selv disse spørgsmål, før du beder om tilbud:

• Skal kunden kunne vælge afdeling, eller er ét hovednummer nok?
• Skal flere medarbejdere ringe samtidig, eller skal opkaldet gå i rækkefølge?
• Hvad skal der ske, når alle er optaget? Det er den vigtigste enkeltbeslutning i en omstilling.
• Hvad skal der ske uden for åbningstid: telefonsvarer, besked eller viderestilling?
• Er statistik nødvendig nu, eller kan den vente?

Skriv svarene ned. Så betaler du for det, du bruger, og kan tilføje mere, når virksomheden vokser.

Sådan indhenter og sammenligner du tilbud

Bed om tilbud fra mindst to-tre udbydere, og giv dem samme oplysninger, så tilbuddene kan sammenlignes. Beskriv, hvor mange der skal besvare opkald, hvilke regler opkaldene skal følge, og om du har udstyr eller numre, du vil beholde.

1. Sammenlign den samlede månedlige pris inklusive numre, køfunktioner og eventuelle gebyrer, ikke kun prisen pr. bruger.
2. Få prisen skriftligt, før du skriver under.
3. Spørg ind til binding. En bindingsperiode er ikke nødvendigvis en ulempe, da udbydere ofte giver deres bedste pris og vilkår, når kundeforholdet ligger fast i en periode. Aftal bare, hvad der sker ved udløb, så aftalen ikke fortsætter på en standardpris uden besked.
4. Spørg til hverdagen: Kan I selv ændre viderestilling og åbningstider? Får kunden at vide, hvilken plads vedkommende har i køen? Kan opkald fordeles efter kompetencer?
5. Afklar nummerflytning, hvis du vil beholde dit nuværende hovednummer.
6. Tjek moms og fradrag med din revisor eller på Skattestyrelsens hjemmeside, så du regner på den reelle omkostning.

Til sidst sætter du den samlede månedlige pris op mod, hvad en enkelt ny kunde er værd. Er der en rimelig balance, er din investering sandsynligvis forsvarlig. Er du i tvivl om, hvilken løsning der passer til virksomhedens størrelse, er det næste skridt at få to-tre konkrete tilbud, så du kan sammenligne dem side om side i stedet for at gætte på et tal.